خانه تکنولوژی ۱۰ نکته کاربردی آموزش ورد

۱۰ نکته کاربردی آموزش ورد

0
۱۰ نکته کاربردی مایکروسافت ورد

مجموعه‌ی نرم‌افزارهای اداری شرکت مایکروسافت با نام مایکروسافت آفیس، از محبوب‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای اداری برای ویرایش اسناد و مدارک متنی و چاپی هستند. این مجموعه نرم‌افزاری بر روی ویندوز، مک و طبق شایعات به زودی بر روی لینوکس قابل نصب و استفاده است. می‌توان گفت معروف‌ترین نرم‌افزار این مجموعه که هر کاربر مبتدی کامپیوتر نیز با آن آشناست، نرم‌افزار ویرایش فایل‌های متنی یعنی Microsoft Word است. بسیاری از کاربران از امکانات حرفه‌ای این نرم‌افزار گسترده مطلع نیستند. در ادامه مطلب با ۱۰ نکته‌ی کاربردی در آموزش ورد آشنا می‌شویم که می‌توانند شما را به یک کاربر حرفه‌ای ورد تبدیل کنند.

۱-    همه علامت‌های سند متنی را ببینید

فشردن کلید Space، کلید Enter و هر کلید کاربردی در سند متنی، یک علامت به نوشته شما ایجاد می‌کند. در ویرایش اسناد متنی، مشاهده این علامت‌ها برای ویرایش پاراگراف‌ها و فهرست‌ها مفید است. برای فعال کردن این قابلیت در نرم‌افزارر ورد به مسیر زیر بروید و هر کدام از علامت‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید.

File > Options > Display > Always Show These Formatting Marks

همچنین می‌توانید از منوی View، گزینه Draft را از بخش Views انتخاب کنید تا بتوانید سند خود را در حالت سریعتری مشاهده کنید و تغییرات صفحات و حالت چاپ سند را به طور واضح‌تر ببینید.

۲-   تنظیمات حرفه‌ای پاراگراف را امتحان کنید

در قسمت تنظیمات پاراگراف که به جز زیرمنوی Paragraph در منوهای Home و Page Layout، در منوی راست‌کلیک نیز قابل دسترسی است، تنظیمات جالب و متنوعی برای پاراگراف می‌بینید، به طور مثال اضافه کردن فاصله در خط اول پاراگراف، یا در خطوط دیگر به جز خط اول، موقعیت‌دهی راست‌چین یا چپ‌چین و … . در ضمن اگر نمایش علامت‌ها را فعال کرده باشید، علامت پاراگراف در کنار هر یک از پاراگراف‌های شما قابل نمایش است. نکته‌ی قابل توجه این‌که اگر پاراگراف مورد نظر را همراه با علامتش کپی کنید، مشخصات و طراحی آن نیز کپی می‌شوند. در غیر اینصورت فقط متن پاراگراف کپی می‌شود.

۳-  از بخش‌بندی و Section استفاده کنید

بخش‌بندی یا Section ها قسمتی است که کمتر کاربری به آن توجه می‌کند. در صورتی که با استفاده از این امکان و تقسیم کردن سند متنی، می‌توانیم به راحتی هر بخشی را به صورت جداگانه طراحی کنیم. در ضمن ساخت فهرست نیز برای سندهایی که دارای بخش‌بندی هستند بسیار راحت‌تر است. برای استفاده از این امکان می‌توانید در منوی Page Layout زیرمنوی Page Setup گزینه‌ی Breaks را انتخاب کنید.

۴-   از استایل‌ها استفاده کنید

۱۰ نکته کاربردی مایکروسافت ورد در هنگام ایجاد و ویرایش یک سند متنی بسیار پیش می‌آید که بخواهید فونت، اندازه وحتی رنگ بخشی از متن را به عنوان تیتر، نقل قول و غیره تغییر دهید. بهتر است در این مواقع از استایل‌دهی و تعریف حالت‌های دلخواه در استایل‌ها استفاده کنید. می‌توانید از منوی Home و بخشStyles به استایل‌های پیش‌فرض نرم‌افزار دسترسی داشته باشید و یا از منوی بازشونده، Create a Style را انتخاب کنید و استایل دلخواه خود را برای بخش‌های مختلف انتخاب کنید.

۵-   صفحه‌آرایی و شکل سند را قبل از ایجاد تعیین کنید

قبل از شروع به نوشتن و یا کپی کردن متن درون سند متنی، بهتر است طراحی اولیه در مورد ابعاد سند، فاصله‌ها، طراحی تیترها، پاراگراف‌ها و غیره داشته باشید. با این کار، پس از اتمام نگارش دیگر نیازی به تغییر شکل و اندازه فونت‌ها و یا تعیین فواصل نخواهید داشت و در طول نگارش نیز با سرعت بیشتری اقدام به جانمایی مطالب می‌کنید.

۶-   گزینه‌های Paste را شخصی سازی کنید

در نرم‌افزار ورد می‌توان تعیین کرد که مطالب کپی شده، به‌صورت پیش‌فرض چگونه در سند، Pate یا چسبانده شوند. می‌توانید این تنظیمات را از مسیر زیر شخصی‌سازی کنید. مثلا می‌توانید تعیین کنید که لینک‌ها در متن به صورت لینک جسبانده نشوند و یا فرمت و قالب متن کپی‌شده، به‌صورت قالب متن شما چسبانده شود.

File > Options > Advance > Cut, Copy and Paste

۷-   ترازبندی را فراموش نکنید

۱۰ نکته کاربردی مایکروسافت ورد

برای این‌که ظاهر سند شما حالت حرفه‌ای‌تری داشته باشد، بهتر است موقعیت‌دهی و تراز کردن متن را به گونه‌ای انجام دهید که در هر دو طرف چپ و راست، متن تراز باشد. برای این منظور از گزینه Justify در زیرمنوی Paragraph منوی Home استفاده کنید.

۸-  صفحه نرم‌افزار را خلوت کنید

۱۰ نکته کاربردی مایکروسافت ورد

اگر در هنگام تایپ و ویرایش متن نیاز به تمرکز بیشتری دارید و نوار بالای نرم‌افزار برای شما آزاردهنده است، کافی است با استفاده از کلید میان‌برCtrl + F1، این نوار را مخفی کنید. با تکرار همین کلید میان‌بر، می‌توانید دوباره نوار بالایی را ظاهر کنید.

۹-   قالب‌بندی و طرح متن را پاک کنید

گاهی اوقات پس از مدتی طرح‌دادن به متن، می‌فهمید که قالب و طرح مورد نظر برای متن شما مناسب نیست. بهترین کار در این مواقع، پاک کردن طرح یعنی پاک کردن قالب فونت و رنگ و … و طراحی دوباره متن است. برای این منظور از آیکون Clear All Formatting در زیرمنوی Fontمنوی Home استفاده کنید.

۱۰- یک قابلیت جالب برای کپی کردن متن‌ها

شما می‌توانید قسمت‌های مختلف از متن را کپی کرده و همه را یک‌جا در جای دیگری از سند بچسبانید. کافی‌ است برای کپی کردن متن از میان‌برCtrl + F3 استفاده کنید و برای چسباندن نیز از روش‌های معمول مثل میان‌بر Ctrl + V استفاده کنید. بدین ترتیب متون مورد نظر پشت سر هم چسبانده می‌شوند. البته ممکن است بعد از این کار نیاز به ویرایش جزئی متن و جدا کردن بخش‌ها باشد.

با استفاده از نکات ساده و در عین حال کاربردی بالا، به‌ راحتی می‌توانید یک سند متنی حرفه‌ای در نرم‌افزار ورد ایجاد کنید و شکل تمیزتری به نوشته‌های خود بدهید.

مطالب مشابه

بدون کامنت

کامنت بگذارید